España atópase entre os países da OCDE con máis trámites para crear unha empresa (Serrano, 2012). É dos países máis lentos en creación de empresas, dos que precisan de máis trámites para os que se requiren demasiados días.

Para poñer en marcha unha empresa con forma de sociedade mercantil, cunhas características estandarizadas (patrimonio, responsabilidade, número de persoas traballadoras, etc.), o estudo de Doing Business, observou que os trámites administrativos necesarios, o tempo que se require, o custe e o capital, nos países de la OCDE máis adiantados na materia, apenas e necesario un trámite burocrático e un día, sendo o custe e o capital necesario, cero. En España fan falla 10 trámites (o máximo) e 28 días para completalos. Atópase no grupo de cola, xunto con Chequia, Grecia e Polonia. No entanto, non é cara a constitución dunha sociedade, nin polos custes nin polo capital mínimo a desembolsar.

Os trámites rexistrais

• Para as empresas individuais:

Na empresa individual a actividade é exercida en nome propio, por si ou por medio de representante, por unha persoa física (empresario individual). Por tanto, posto que unha persoa física xa conta cos documentos acreditativos da súa personalidade xurídica e estes xa están inscritos nos rexistros correspondentes, non é necesario ningún trámite rexistral adicional de forma obrigatoria. En calquera caso, as empresas individuais poden inscribirse voluntariamente no Rexistro Mercantil[1].

• Para as empresas societarias:

Para que unha sociedade mercantil adquira personalidade xurídica ou para que se constitúa de forma válida, o Código de Comercio esixe o cumprimento dos requisitos formais do art. 119; é dicir, debe outorgarse escritura pública e inscribila no Rexistro Mercantil. A omisión dalgún destes requisitos ou de ambos, por parte dunha empresa societaria, lle impide adquirir personalidade xurídica. O procedemento que debe seguir a empresa para isto supón os pasos seguintes:

1º No Rexistro Mercantil Central: solicitar o certificado negativo de existencia doutra sociedade co mesmo nome que o pretendido pola que se vai poñer en marcha.

2º Na notaría: realiza ante o notario a declaración do acordo de vontades na que conste o desexo da súa constitución, pactos e condicións polas que a sociedade vai funcionar (estatutos) para que o notario outorgue a escritura pública de constitución da sociedade.

3º Na Delegación da Facenda Pública da Comunidade Autónoma: unha vez que o notario outorgue a citada escritura, se ten que liquidar o correspondente imposto sobre transmisións patrimoniais e actos xurídicos documentados (tributo cedido ás CC.AA.).

4º No Rexistro Mercantil: por último se procede a presentar no Rexistro Mercantil da provincia onde a sociedade vai ter o seu domicilio social a escritura para a súa inscrición nel (se dispón de 30 días dende que se outorgase a escritura).

• Para as sociedades da Economía Social e Solidaria: as Cooperativas de Traballo Asociado e as Sociedades Laborais.

As Cooperativas de Traballo asociado requiren os seguintes pasos:

Primeiro paso: os/as promotores/as realizan una asemblea constituínte para fixar os elementos esenciais da futura sociedade: se elixen ás persoas xestoras que levarán a cabo os trámites de constitución da sociedade.

Segundo paso: obtención do certificado negativo de denominación emitido pola Sección Central do Rexistro de Cooperativas do Ministerio ou da Consellería competente en materia de Traballo.

Terceiro paso: consiste en obter a cualificación previa de que o proxecto de estatutos é conforme á lei, emitida polo órgano competente da Administración que leve o rexistro de cooperativas.

Cuarto paso: se formaliza, polas persoas socias designadas para isto, o contrato de constitución na escritura pública, ante notario.

Quinto paso: en derradeiro lugar se solicitará, no prazo de dous meses como máximo, contados desde a data da escritura, a inscrición no Rexistro de Cooperativas, e dende este momento a cooperativa adquire personalidade xurídica.

No caso de se tratar de Sociedades Laborais se deberá ter en conta as seguintes especificidades xa que nos restantes aspectos as esixencias legais son as mesmas que as de outras sociedades.

Como calquera outra sociedade anónima ou limitada, la SAL o la SLL require para a súa constitución escritura pública, que ten que ser inscrita no Rexistro Mercantil, momento no que adquire personalidade xurídica. No entanto, para obter a cualificación de laboral ten que presentar solicitude de cualificación como SAL o SLL, é serlle expedido o correspondente certificado polo organismo correspondente da Administración.

Despois de ter a cualificación de sociedade laboral se procederá á súa inscrición no Rexistro de Sociedades Laborais do órgano da Administración competente en materia de Traballo.

Outros trámites rexistrais

Por outra parte, tanto para os empresas individuais como para as sociedades, a Lei de Marcas (Lei 32/1988 de 10 de novembro), establece que o nome comercial, a marca, o logotipo, ou calquera outro signo ou denominación que serve para identificar a unha persoa física ou xurídica no exercicio da súa actividade empresarial e que distingue a súa empresa de outras similares, pode ser obxecto de protección mediante a inscrición no Rexistro da Propiedade Industrial. No caso do/a empresario/a individual se quere ter dereito a utilizar de forma exclusiva o nome comercial, ten que inscribilo no Rexistro da Propiedade Industrial; en calquera outro caso o rexistro non é obrigatorio.

Os trámites administrativos

As empresas terán que realizar ineludiblemente unha serie de trámites de carácter administrativo en diferentes organismos que a continuación se pasan a relacionar.

A) Na Administración de Facenda

1. Solicitude do CIF: o Código de Identificación Fiscal (CIF) terá que ser solicitado por toda persoa física ou xurídica e serve para identificar á empresa a efectos fiscais.

Documentación:

• Impreso oficial (modelo 036).
• Fotocopia da escritura pública
• DNI da persoa representante da sociedade que asina a solicitude.

Prazo presentación: nos 30 días posteriores á constitución da sociedade.

2. Alta no IAE: o imposto de Actividades Económicas (IAE) é un imposto directo que grava o exercicio de actividades empresariais, profesionais ou artísticas; é obrigatorio e se formula separadamente para cada unha das actividades que realice a empresa.

Documentación:

• Impreso oficial (modelo 845 para cotas municipais, modelo 846 para o resto)
• Copia do impreso oficial, modelo 036, de alta no Censo.
• CIF (DNI e NIF en caso de empresas individuais).

Prazo: 10 días hábiles antes do inicio da actividade (validez: 1 ano; renóvase automaticamente).

3. Declaración Censual: se ten que dar de alta no Censo de Actividades Económicas toda empresa que comeza a súa actividade, que a modifica ou que cesa nela.

Documentación:

• Impreso oficial modelo 036
• Primeira copia da escritura.
• Fotocopia do CIF (NIF e DNI se é unha empresa individual)
• Alta no IAE.

Prazo presentación: antes do inicio da actividade.

4. Libros de Facenda (Gastos e ingresos): nestes libros as empresas deben facer constar as distintas operacións que realicen e polas cales van ser gravadas, os diferentes libros de Facenda que teñen que levar as empresas dependen da súa forma xurídica e do réxime de estimación de rendementos ao que a empresa se deba acoller.

Documentación:

• Alta IAE
• DNI

Prazo de presentación: entre o peche do período impositivo e a finalización do período de presentación de declaracións.

B) No concello

5. Comunicación de apertura: a Lei 2/2011 de 4 de marzo de Economía Sostible establece que: “… con carácter xeneral, o exercicio de actividades non se someterá á obtención de licenza ou outro medio de control preventivo”. Podedes consultar a páxina http://www.eugo.es/

Pero, é conveniente asesorarse sobre a normativa municipal xa que a licenza acredita a adecuación das instalacións da empresa á normativa vixente e á regulamentación técnica que poida serlle aplicable en función do tipo de actividade de que se trate e a súa consideración (inocua ou cualificada). Se fosen necesarias obras de acondicionamento no local, a empresa terá previamente que solicitar a oportuna licenza municipal de obras.

Documentación:

• Alta en IAE
• DNI ou escritura publica, se é sociedade.
• Planos do local (visado, se a actividade é cualificada)
• Contrato de arrendamento ou compravenda
• Memoria descritiva da actividade
• Relación de veciños e afectados, se é unha actividade cualificada
• Outros (depende da ordenanza municipal)

Prazo: antes do inicio da actividade (válida 6 meses)

C) No Instituto Nacional da Seguridade Social

6. Alta como traballador/a autónomo/a: obrigatoriamente se ten que dar de alta neste réxime especial da Seguridade Social, como persoa traballadora autónoma, todas as persoas empresarias individuais e as súas familiares directas que traballen na empresa, as persoas socias das comunidades de bens, as das sociedades civís, as das sociedades colectivas, as das sociedades comanditarias, as administradoras das sociedades anónimas ou limitadas. As persoas socias administradoras das cooperativas e das sociedades laborais poderán voluntariamente acollerse a este réxime xa que poden optar por facelo no réxime xeral, como si se tratase dun traballador/a por conta allea. 

Documentación:

• Alta IAE
• DNI (escritura e CIF, de tratarse dunha sociedade).
• Certificado do Rexistro correspondente de tratarse dunha cooperativa ou dunha sociedade laboral.

Prazo de presentación: 30 días hábiles a partir da alta no IAE, a súa validez será desde o primeiro día do mes no que se inicie a actividade.

7. Inscrición da empresa na Seguridade Social e afiliación das persoas traballadoras: a inscrición é obrigatoria para toda empresa que contrate a persoas traballadoras, como paso previo ao inicio da actividade. A inscrición da empresa no réxime xeral é válida para todo o territorio nacional, se ben, a empresa terá que comunicar a apertura en provincias diferentes para que se lle outorgue un número para cada unha ou código de conta de cotización da empresa en cada provincia.

A afiliación das persoas traballadoras neste réxime é obrigatoria para toda empresa que as contrate; ten como obxectivo cubrir os riscos de enfermidade, accidentes, invalidez, futura pensión, etc. do persoal. Se ben, para a cobertura de accidentes do traballo ou enfermidade profesional, a empresa pode optar pola Seguridade Social ou por unha mutua concertada e colaboradora da Seguridade Social, supervisada polo Ministerio de Traballo, Migracións e Seguridade Social.

Neste réxime se poden dar de alta as persoas socias que ostenten cargos nos órganos de administración das cooperativas e das sociedades laborais.

Documentación:

• Formulario A-6 de solicitude de inscrición
• Copias (4) do contrato de asociación a mutua de accidentes concertada coa Seguridade Social, ou modelo I-AT-I, se a empresa elixe a Seguridade Social.
• Alta no IAE
• DNI ou escritura e CIF, de tratarse dunha sociedade.
• Certificado do Rexistro correspondente, de tratarse dunha cooperativa ou dunha sociedade laboral.
• Impreso oficial para a afiliación da persoa traballadora (o modelo é diferente dependendo de se a persoa traballadora xa estivo antes dado de alta na SS, se ten persoas ao o seu cargo ou se é o seu primeiro emprego)
• DNI das persoas traballadoras.

Prazo de presentación: 30 días hábiles a partir da alta no IAE, a súa validez será dende o primeiro día do mes no que se inicie a actividade.

D) Na Dirección Provincial de Traballo

8. Comunicación de apertura: toda empresa que proceda á apertura dun centro de traballo ou que reinicie a actividade nel está obrigada a comunicalo á Dirección Provincial de Traballo do órgano da Administración que teña competencias na materia (en Galicia, a Delegación Provincial da Consellería competente en materia de Traballo). Efectuará dita comunicación o representante legal da empresa. 

Documentación:

• Alta no IAE.
• DNI ou escritura pública e CIF, de tratarse dunha sociedade.
• Outros datos da empresa: datos do centro de traballo e das persoas traballadoras.

Prazo presentación: 30 días seguintes ao inicio da actividade.

9. Adquisición do Libro de Matricula do persoal: os/as empresarios/as deberán levar en orde e ao día un Libro de Matrícula no que serán inscritas todas as persoas traballadoras no momento no que inicien a prestación dos seus servizos. Cada centro de traballo levará o seu Libro de Matrícula.

A inscrición das persoas traballadoras se efectuará seguindo as instrucións que conteña o modelo oficial do citado libro e en todo caso, se indicará o número da Seguridade Social de cada unha. As persoas traballadoras inscritas deberán asinar nel cando inicien a prestación de servizos e cando teña lugar un cambio na súa categoría profesional.

As empresas poderán solicitar a substitución do Libro de Matrícula por outro sistema de documentación que ofreza as mesmas garantías.

Documentación:

• Alta no IAE.
• DNI ou escritura pública e CIF, de tratarse dunha sociedade.
• Outros datos da empresa: datos do centro de traballo e das persoas traballadoras.

Prazo presentación: 30 días seguintes ao inicio da actividade.

10. Adquisición e selado do Libro de Visitas: as empresas, empreguen o ou non a persoas traballadoras por conta allea, están obrigadas a ter en cada centro de traballo un Libro de Visitas a disposición dos funcionarios do Corpo Nacional de Inspección de Traballo. Será obrigatorio que o Libro sexa do modelo oficial, e estea dilixenciado e selado na súa primeira folla.

Das visitas que poidan efectuar as persoas inspectoras, deixarán constancia das dilixencias que realicen mediante a oportuna anotación no Libro.

Documentación:

• Alta no IAE.
• DNI ou escritura pública e CIF, de tratarse dunha sociedade.
• Outros datos da empresa: datos do centro de traballo e das persoas traballadoras.

Prazo presentación: 30 días seguintes ao inicio da actividade.

E) No Rexistro Mercantil

Asemade da inscrición da sociedade para que, seguindo el procedemento indicado para cada tipo de sociedade, esta adquira personalidade xurídica propia, existen outros trámites que se deberán realizar no Rexistro Mercantil.

Legalización dos Libros de Contabilidade: segundo as disposicións vixentes, as empresas teñen que presentar para ser legalizados, mediante el oportuno selado, os libros de contabilidade obrigatorios (Diario e Inventarios e Balances); tamén as sociedades deben presentar ao peche do exercicio as contas anuais (balance e conta de perdas e ganancias), e memoria explicativa do exercicio pechado.

Documentación:

• Instancia (por duplicado) acompañada dos Libros.
• DNI ou escritura pública e CIF, de tratarse dunha sociedade.
• Fotocopia do IAE

Prazo de presentación: antes de iniciar a actividade para o selado dos libros, e presentar as contas se fará dentro dos 4 meses seguintes ao peche do exercicio.

Enlace:http://www.ipyme.org/es-ES/publicaciones/Paginas/VideosparalasPYME.aspx

*Fonte: CIXUG